7 i pół sposobu na zapanowanie nad pocztą elektroniczną

Kilka tygodni temu wykonałem ciekawy eksperyment. Wyłączyłem powiadomienia o nowych SMS-ach w telefonie (nadal przychodzą, ale nie odciągają mnie od niczego), natomiast e-mail przełączyłem w tryb „push” (powiadomienie o nowej poczcie dostaję na telefon natychmiast, kiedy przyjdzie, nie muszę „sprawdzać maila”). Łatwo sobie wyobrazić, że natłok „przeszkadzajek” wzrósł potężnie. Dlaczego to zrobiłem? Wyobraźcie sobie pracę, kiedy co 5 minut dostajecie SMS-a, który odciąga Was od tego, co aktualnie robicie. Tak jest w przypadku pracy z ciągle włączonym programem pocztowym. Postanowiłem doprowadzić e-mail do takiego poziomu, żeby dało się pracować z włączonym programem pocztowym, a pozostawienie poczty niesprawdzanej przez kilka dni nie oznaczało jakiejś wielkiej katastrofy. Kilka rzeczy z pewnością się Wam przyda.

Filtruj automatycznie pocztę

Każdy szanujący się program pocztowy potrafi filtrować przychodzące wiadomości. Kilku dostawców poczty (w tym darmowy GMail) oferuje także możliwość filtrowania poczty jeszcze na serwerze. Spora część poczty, którą dostaję to wszelkiego rodzaju powiadomienia. „Masz nową wiadomość na GoldenLine”, „Ktoś dodał Cię do znajomych na Facebooku” czy firmowe „Nowe pliki pojawiły się w projekcie X”. Nie są to sprawy życia i śmierci, jednak miło wiedzieć, które serwisy odwiedzić w poszukiwaniu nowych wydarzeń. Ale wtedy, kiedy ja mam na to czas, a nie kiedy serwis wyśle mi powiadomienie. Wszystkie „alerty” wylądowały w osobnym folderze, omijając główną skrzynkę. Taki sam los spotkał wszelkie newslettery, z których nie zdecydowałem się wypisać (o newsletterach będzie niżej). Listy, które nie były zaadresowane bezpośrednio do mnie trafiły do folderu „Mało ważne”, również omijając skrzynkę odbiorczą. Efekt? 80% mojej poczty to były właśnie alerty i newslettery. W skrzynce zapanował względny spokój.
Filtry poczty na poziomie serwera mają tę zaletę, że wędrują z Tobą od komputera do komputera. Jeśli odbierasz pocztę jednocześnie na kilku urządzeniach, są niezastąpione.

Utwórz aliasy dla adresów, które podajesz w nieznanych miejscach

Alias to inna nazwa Twojej skrzynki pocztowej. Nadal masz jedną skrzynkę, ale możesz odbierać maile przychodzące np. na pawel@firma.pl i tkaczyk@firma.pl. Możliwość tworzenia aliasów mają praktycznie wszystkie płatne konta pocztowe, ma także darmowy GMail (jeśli oczywiście znajdziecie nazwę, której wcześniej ktoś już nie zajął). Aliasy pomagają utrzymać porządek w skrzynce. Kiedy zapisuję się na nowy newsletter, podaję adres pawel.newsletter@firma.pl. Jakikolwiek mail, który przychodzi na ten adres powinien wylądować w skrzynce z newsletterami (nie podaję go nigdy „żywym” osobom, tylko robotom). Jeśli zbyt duża ilość spamu zaczyna Ci dokuczać, po prostu kasujesz alias i listy wysyłane na ten adres lądują „nigdzie”.

Wypisz się z newsletterów, których nie czytasz

Nie czytałem większości newsletterów, które otrzymywałem. Czasem otrzymywałem takie, na które nie pamiętam, żebym się zapisywał. Przez miesiąc skrupulatnie wypisywałem się zatem z każdego newslettera, który trafił do mojej skrzynki. Zostawiłem sobie tylko kilka związanych z marketingiem i typografią, o których wiedziałem, że przychodzą w miarę rzadko i regularnie (raz na dwa tygodnie). Przy okazji znalazłem kilka takich… z których nie dało się wypisać ;) Powiadomiłem autorów o tym fakcie i poprosiłem o usunięcie adresu z bazy. W ostateczności (jeden przypadek) przefiltrowałem jeden newsletter bezpośrednio do kosza.

Zastąp newslettery RSS-ami

Jeśli strona oferuje możliwość zapisania się na RSS zamiast na newsletter, zrób to. Pod warunkiem, oczywiście, że regularnie korzystasz z czytnika RSS. Przewaga RSS nad zwykłym mailingiem jest dwojaka. Po pierwsze: wszystkie „newsy” są w jednym miejscu (jeśli używasz Google Readera, Twoja lista newsów wędruje razem z Tobą od komputera do komputera). Po drugie, wiadomości czytam wtedy, kiedy ja mam na to czas, a nie wtedy, kiedy ktoś zdecyduje się je do mnie wysłać. Bonus: RSS-y nie zaśmiecają skrzynki pocztowej, w której powinna być prawdziwa korespondencja z prawdziwymi ludźmi.

Używaj automatycznych odpowiedzi

Poprzednie punkty dotyczyły pozbycia się „automatycznej” korespondencji z mojej skrzynki. Teraz czas użyć automatyki, by usprawnić pracę w rozmowie z żywymi ludźmi. Spora część mojej korespondencji to odpowiedzi na zapytania ofertowe. Odpowiedzi te są długie, ale ich treść jest w miarę standardowa. „Co znajduje się w oferowanym przez Was projekcie WWW?” czy „Co znajduje się w pakiecie identyfikacji wizualnej?” to dość częste pytania, na które muszę udzielać szczegółowych odpowiedzi. Narzędzie typu TextExpander (albo inne, pozwalające wysyłać szablony maili) ogranicza moją odpowiedź do odpowiedniego uzupełnienia wcześniej przygotowanej odpowiedzi. 10 uderzeń w klawisze zamiast stukania dwóch stron to olbrzymia oszczędność czasu.
Dostawca internetu, którego używam, pozwala na zdefiniowanie automatycznych odpowiedzi w interfejsie webmaila. Mogę zatem korzystać z nich nawet wtedy, kiedy nie siedzę przy swoim komputerze. GMail też to potrafi.

Skonfiguruj IMAP zamiast POP w programie pocztowym

Jeśli używasz programu pocztowego, możesz sprawdzać pocztę za pomocą dwóch głównych protokołów: POP3 oraz IMAP. Konfiguracja POP3 jest prostsza, jednak warto poświęcić czas na ustawienie odbioru poczty przez IMAP (jeśli Twój dostawca internetu na to pozwala). Podstawową różnicę widać, kiedy korzystasz z kilku komputerów do odbierania poczty (np. komputer i palmtop, komórka, komputer w pracy i w domu) lub kiedy kupujesz zupełnie nowy komputer i konfigurujesz go do odbioru poczty. W przypadku IMAP wiadomość przeczytana na dowolnym komputerze, jest oznaczana jako przeczytana na serwerze – dowolne inne urządzenie również widzi ją jako przeczytaną. W przypadku POP, jeśli sprawdziłeś pocztę w pracy, w domu i tak wszystkie wiadomości przyjdą do Ciebie jako nieprzeczytane. W takim przypadku IMAP oszczędza sporo czasu.

Zmniejsz częstotliwość sprawdzania nowych maili

Jeśli Twój program pocztowy piszczy co 5-10 minut o nowym mailu (nieważne, czy jest to coś istotnego, czy jakiś bezsensowny newsletter), nie jesteś w stanie efektywnie skupić się na niczym innym. Można oczywiście wyłączyć program pocztowy całkowicie, ale jeśli Twoja praca polega na pisaniu maili, potrzebujesz tego narzędzia. Dlaczego zatem nie zmniejszyć częstotliwości sprawdzania maili do np. raz na 20 minut czy nawet raz na godzinę? Jeśli nie pracujesz w centrum obsługi Klienta i mail nie jest Twoim jedynym narzędziem pracy, nic się nie stanie, jeśli ktoś po drugiej stronie poczeka pół godziny na Twoją odpowiedź. A Ty będziesz się w stanie skupić przez 20 minut np. na napisaniu dobrego artykułu ;)

Nie chcesz wiedzieć o wszystkich nieprzeczytanych mailach

Ta porada jest nieco Mac-centryczna, ale jestem pewien, że w innych programach pocztowych też można coś takiego zrealizować. Domyślnie Mail.app wyświetla w docku powiadomienie o liczbie nieprzeczytanych maili. Jeśli coś tam się świeci, kusi mnie, żeby zajrzeć i przeczytać, kto do mnie napisał. Nie wszystkie jednak maile są ważne – te z folderów „Alerty”, „Newslettery” czy „Reklamy”, przefiltrowane automatycznie, mogą zaczekać. Stworzyłem zatem inteligentną skrzynkę pocztową, która wyświetla tylko nieprzeczytane maile z folderów innych, niż „Alerty”, „Newslettery” itp. Następnie ustawiłem Mail.app, aby w docku pokazywał liczbę nieprzeczytanych wiadomości z inteligentnej skrzynki pocztowej. Dzięki temu program przypomina o sobie tylko wtedy, kiedy przyjdzie jakiś „niespodziewany” mail.

Efekt? Po miesiącu takich zabiegów mogę spokojnie pracować. Push e-mail w telefonie, który myślałem, że będę musiał wyłączyć, zachowuje się całkiem spokojnie. A ja mogę produktywnie spędzać czas bez dzwonka „Nowy e-mail” brzęczącego co 5 minut.