Firma w chmurach
W pierwszym odcinku podcastu „Mała Wielka Firma” rozmawialiśmy o kosztach przy zakładaniu nowej firmy. Jednym z wniosków, jaki pojawił się w trakcie rozmowy było „zamieniać jak najwięcej kosztów stałych na zmienne”. Dziś kilka pomysłów na to, jak to osiągnąć. A dokładnie dwie implementacje jednego pomysłu: software as a service (SaaS), czyli „oprogramowanie jako usługa”.
Tytułowa „chmura” to usługi, z których korzystamy, nie inwestując w infrastrukturę. Nie ma zatem fizycznego szkieletu (nie kupujemy serwera), a kupujemy jedynie efekty jego działania (moc obliczeniową, przestrzeń na dysku). Nie obchodzi nas, gdzie jest utrzymywany, z ilu fizycznie procesorów się składa, ani gdzie jest zapasowe zasilanie. Płacimy tylko za tyle mocy obliczeniowej, ile potrzebujemy.
Przykładem takiej „odległej” infrastruktury są usługi Google. GMail czy Kalendarz Google to niemal pełnoprawne programy, które uruchamiamy bez instalacji – potrzebujemy jedynie przeglądarki i połączenia z internetem. Takich programów/usług jest więcej, dziś chciałbym zwrócić uwagę na dwa z nich.
InFakt.pl
InFakt jest usługą, która pozwala na przeniesienie „do chmury” procesu zarządzania dokumentami w firmie. Zanim odkryłem InFakt, miałem „pudełkowy” program do wystawiania faktur. Kosztował całkiem sporo, ale kiedyś było to jedyne dostępne na rynku rozwiązanie. Jego wady? Miał kilka. Po pierwsze, był „przywiązany” do jednego komputera. Kiedy byłem w Warszawie, nie miałem możliwości sprawdzić zaległych faktur (albo brałem program ze sobą na laptopie, a w firmie nikt nie mógł tego sprawdzić). Po drugie, był przywiązany do konkretnego systemu operacyjnego. Kiedy przesiedliśmy się w firmie na Maki, musieliśmy instalować Windows w wirtualnych maszynach, tylko po to, żeby uruchomić program do fakturowania. InFakt rozwiązuje oba te problemy, a do tego roczny abonament kosztuje ułamek ceny „pudełkowego” oprogramowania.
Oczywiście InFakt ma także wady… Bez połączenia z internetem wiele w nim nie zwojujemy. Warto wziąć to pod uwagę, myśląc o „mobilności”. Do tego nie mamy pełnej kontroli nad naszymi danymi – są trzymane na odległym serwerze i jeśli firma zarządzająca serwerem zbankrutuje, nasze dane mogą przepaść z dnia na dzień (rozwiązaniem tego problemu jest robienie sobie kopii zapasowych, InFakt pozwala np. na ściąganie faktur w plikach PDF, więc w razie czego mamy z czego odtworzyć utracone dane). Jednak jest to obawa, którą także należy rozważyć.
Dla mnie jednak te wady nie są zbyt groźne, a korzyści z InFakt-a z nawiązką mi to rekompensują.
Creamflow
Creamflow to nowa usługa, w fazie betatestów znana jako Flux. Czym jest Creamflow? Mówiąc najkrócej, pozwala na przeniesienie „w chmurę” większości biurowych aplikacji w firmie, pozwalając jednocześnie na korzystanie z dobrodziejstw współdzielenia informacji. Użytkownik Creamflow dostaje do dyspozycji pocztę, kalendarz, książkę adresową, listę zadań oraz system notatek (który można nazwać początkiem CRM-u). Całość wewnątrz okna przeglądarki internetowej. Creamflow potrafi zaciągnąć pocztę z istniejącego konta użytkownika (choć w moim przypadku jeszcze się to nie udało, intensywnie walczymy z tym wspólnie z developerami programu), a następnie dodać do niej notatki, zadania, spotkania… To jak posiadanie serwera Exchange z dowolnym kontem pocztowym… Do tego oczywiście mamy możliwość współdzielenia zadań, kontaktów, kalendarzy i notatek z naszymi współpracownikami. Jeśli jesteś małą firmą i nie chcesz inwestować w strukturę informatyczną, Creamflow może spełnić wiele Twoich oczekiwań.
Cechą charakterystyczną SaaS jest to, że oprogramowanie „rozwija się” z czasem. Dopóki płacimy abonament, mamy zawsze najnowszą wersję. Oprogramowanie pudełkowe starzeje się, jeśli nie kupimy uaktualnienia, SaaS jest zawsze aktualny. Dobrze to widać w przypadku Creamflow. Nowa funkcjonalność jest dodawana niemal codziennie. Kilku oczywistych rzeczy jeszcze brakuje (najważniejszy dla mnie jest import kontaktów z jakiegoś istniejącego rozwiązania), ale jestem pewien, że w ciągu kilku dni problem ten zostanie rozwiązany.
Dlaczego piszę o tych konkretnych usługach? Bo są bardzo obiecujące i są polskie. Kiedyś, żeby skorzystać z dobrodziejstw SaaS, trzeba było zwracać się ku zachodnim rozwiązaniom, które nie do końca były dostosowane do wymagań naszych rodzimych firm (amerykański program do wystawiania faktur nijak nie dał się przekonać do robienia tego po polsku). Dziś sytuacja się zmienia, zmienia się bardzo szybko. Zanim zatem postanowisz udać się do sklepu po kolejne pudełko z oprogramowaniem, zastanów się, czy nie taniej (i wygodniej) będzie zrobić to samo za pomocą przeglądarki internetowej i jakiegoś dostawcy SaaS.
Pobieżne przeglądnięcie możliwości InFakt nie pozostawia wątpliwości. Ta aplikacja może być dobra dla firm sprzedających wiedzę. W firmie handlowej do niczego się nie przyda, bo w tego typu działalności potrzebna jest integracja ze stanem magazynowym.
Mateusz: Nie tylko wiedzę, ale też szerzej: usługi. To całkiem spory rynek :)
Usługa owszem ciekawa, ale faktury wolę jednak wystawiać w programie i trzymać je u siebie. Koszt prostego programu do fakturowania nie jest aż tak wysoki – 100 do 150 zł.
Największym barierą dla inFakta będzie przekonanie użytkowników o bezpieczeństwie danych i wiarygodności firmy, której je powierzają. Życzę im jak najlepiej, ale dopóki poważnie się za to nie zabiorą, nie wróżę powodzenia.
Pawle – takich aplikacji jest całkiem sporo w sieci. Sam powoli się w nich rozglądam, bo panowanie nad synchronizacją danych pomiędzy kilkoma komputerami i współpraca z ludźmi w całym kraju jest lekko uciążliwa przy rozwiązaniach stacjonarnych.
Niestety co znajdę jakiś serwis, to czegoś brakuje – chyba będzie trzeba zrobić własne rozwiązanie…
@Marcin – tutaj nie chodzi o te 100-150pln – przy aktywnej działalności gospodarczej to jest śmieszny koszt – chodzi bardziej o mobilność.
A internet jest wszędzie – przynajmniej ostatnio tak Marek Konrat mnie przekonywał:)
Marcin: No właśnie. Dlaczego „wolisz”? Bo mając oprogramowanie w ręku czujesz się pewniej? Czy są jakieś inne powody?
dobry wpis i ciekawy temat.
Dodam z naszej działki, że obecnie firmy szukają SaaS nie tylko z zakresu zarządzania / prowadzenia firmy, ale i sposobów na komunikację i współpracę na odległość i mimo, że nie mają wtedy „softu” u siebie, to wolą zaufać dostawcy i płacić za gotowe rozwiązanie niż inwestować i tworzyć je od początku lub wdrażać / aktualizować na każdej stacji roboczej. Najważniejsze, że taka usługa rozwiązuje konkretny problem firmy, tu: wysokie koszta podróży pomiędzy oddziałami.
Problemem jest właśnie zaufanie :) Ja wolę, aby moje dane pozostały tylko moje :)
@Paweł: dzięki za wzmiankę w notce.
Odnośnie importu kontaktów – właśnie testujemy import z plików CSV i w ciągu kilku dni powinien być publicznie dostępny dla wszystkich.
@Przemysław Żyła: moim zdaniem czynność wystawiania faktur nie jest czynnością wymagającą „mega mobilności”. Po za tym są także programy fakturowe w postaci „portable”, które można mieć przy sobie na usb. Nie mówiąc o tym, że nawet finalizując projekt/usługę u klienta można spokojnie wystawić fakturę po powrocie do firmy i przesłać np pro-forme mailem.
@Paweł Tkaczyk: chodzi o bezpieczeństwo – dobrze to określił Marek Jankowski.
Bartłomiej Dymecki: Pytanie, na ile „Twoje” są dane z wewnętrznego formatu takiego np. Subiekta, które masz na Twoim dysku twardym? Jeśli firma Insert przestanie Subiekta rozwijać, to dane przepadają (dlatego tak ważne jest przestrzeganie otwartych standardów, o tym tutaj).
Marcin: Wszystko pewnie zależy od firmy, ale: ja często przebywam poza firmą tydzień i dłużej. Program do faktur nie tylko pozwala mi na wystawienie faktury, ale także monitorowanie płatności (i tego, co ja mam zapłacić innym). Dostęp do tych wszystkich danych z dowolnego miejsca jest wygodny. Program na USB jest fajny, kiedy jesteś jedyną osobą, która musi mieć dostęp do tych danych. Ale kiedy ja wyjeżdżam, firma nadal musi wystawiać faktury i dokonywać płatności. Oczywiście są programy (jak wspomniany wyżej Subiekt), które potrafią pracować na wielu stanowiskach w oparciu o centralny serwer. Tylko postawienie takiej infrastruktury czasem mija się z celem (i kosztuje niewspółmiernie do korzyści).
Co do bezpieczeństwa, w pełni się z Tobą zgadzam: firma, która świadczy tego rodzaju usługi powinna w maksymalnym stopniu przekonać mnie o swojej wiarygodności.
Jak wszystko tak i ” firma w chmurach „ma dobre i złe strony. Zaletą jest na pewno mobilność i małe koszty co ma znaczenie przy zakładaniu firmy, nie ograniczenie się do miejsca i czasu oraz korzystanie z ciągle aktualizowanych programów. Jednak mamy też minusy. Chodzi mi głównie o bezpieczeństwo – zasilanie energetyczne, zabezpieczenie przed dostępem danych dla hakerów itd.
@Paweł Tkaczyk: o ile dobrze pamiętam to akurat Subiekt do przechowywania danych wykorzystuje MS SQL (podobnie zresztą WF-MAG i inne tego typu większe programy). Czyli nawet jeśli Insert przestałby wspierać/rozwijać Subiekta to:
pozostaje użytkownikowi ostatnia wersja jaką zakupił więc z danych może korzystać.
Nawet jak straci ten program bezpowrotnie (chociaż nie wiem jakim cudem) to zawsze jest możliwość wyciągnięcia tych danych z bazy tworząc do niej interfejs (na upartego można nawet w php) – pomijam w tym momencie pracochłonność i czasochłonność tego zadania
(odtworzenie relacji między tabelami itp.) Chodzi o to, że się da (Np. producent WF-MAGA udostępnia diagramy tabel w dokumentacji technicznej dla tego programu).
Problem tak naprawdę może się pojawić w przypadku oprogramowania mniejszych producentów nie opierającego się na bazach danych zapisujących dane w zamkniętych plikach.
Ale zgodzę się z Tobą w jednym: wszystko zależy od specyfiki firmy.
Nawiązując do artykuły – problem z pocztą Pawła został rozwiązany. Udostępniliśmy również możliwość importu kontaktów z plików typu CSV.
Ciekawe rzeczy. Dodam że dotyczy to nie tylko aplikacji biurowych. W gazetach są to np. centralne systemy edycyjne dodające również możliwość łatwej wymiany danych między redakcjami kilku gazet tego samego wydawcy.
Pozostaje jednakże kwestia bezpieczeństwa danych, w tym poufności, a także otwartości formatów. Dlatego wydaje się mi, że choć jest to kierunek w którym oprogramowanie już się rozwija i będzie się rozwijać dalej, to w pewnych kwestiach wiele firm może zdecydować się na autorskie rozwiązania – tworzone specjalnie na zamówienie. Co oczywiście może generować problemy podobne do tych, jakie mamy przy aplikacjach pudełkowych – przenoszenie danych, otwartość formatów, etc. Sam zastanawiam się nad PHP-ową aplikacją dla swojej małej firmy.
Henryk Jursz: Zastanawiałem się nad kwestią poufności danych… I jestem nadal za aplikacjami zewnętrznymi. W firmie mam – załóżmy – Subiekta. Jego kopie zapasowe trzymam albo na dysku twardym komputera, albo na sieciowym serwerze, albo na CD. Jeśli jestem małą firmą, nie mam działu IT do zarządzania pozwoleniami na serwerze – do współdzielonego dysku mają dostęp wszyscy (tak jest najczęściej, prawda?). Do tego zabezpieczenie samego serwera jest w najlepszym razie symboliczne. Pracownik o złych intencjach czy ktoś z konkurencji miałby dużo większy problem z włamaniem się do monitorowanego datacenter, niż na mój firmowy serwerek…
Paweł Tkaczyk: Ano racja. Jednakże zależy to od indywidualnych rozwiązań. W mojej dg, całą księgowość prowadzę w niedużym sprytnie zmontowanym arkuszu w OpenOffice. I akurat ja nie mam pracowników, więc i wypływ danych niejako bardziej pod kontrolą. Z drugiej strony, nawet w samym OO można przecież zrobić połączenie do MySQL na serwerze, co byłoby już bezpieczniejsze i wciąż niejako u siebie. Dlatego uważam, że wiele tu zależy też od indywidualnych potrzeb, wymagań czy oczekiwań.
Oprocz InFakta jest jeszcze Szybkafaktura.pl, ktora poznalem wczesniej niz dotarlem do InFakta.
Dzięki za link, obejrzę.