Wbrew pokutującym nadal opiniom, Linux jest już systemem, który z powodzeniem można stosować w biurach i urzędach. Zarządzałem migracją w dwóch firmach (w tym własnej), więc podzielę się kilkoma wskazówkami i przemyśleniami.
Ludzie stawiają opór zmianom — o tym wiedzą wszyscy spece od zarządzania. Usunięcie z większości (nie zawsze da się z wszystkich) komputerów systemu Windows i zastąpienie go darmowym odpowiednikiem jest dużą zmianą. Należy się do niej porządnie przygotować, a także przygotować do niej pracowników.
Dlaczego firmy migrują na Linuksa?
Powodów przejścia na Linuksa może być kilka. Najczęstszym są jednak oszczędności — Windows XP Professional kosztuje dziś w sklepie Promise 1.155 PLN. Office 2003 Professional PL w tym samym sklepie kosztuje 1.814 PLN. Netto, żeby nie było niedomówień. Czyli — chcąc wyposażyć komputer w „wiodący system operacyjny” i „wiodący pakiet biurowy” trzeba do niego dołożyć 2.969 PLN netto (czyli 3.622,18 PLN brutto). Jestem niemal pewien, że sam komputer kosztował mniej :)
Do tego dochodzi jeszcze program antywirusowy — podłączanie komputera z Windows bez niego to proszenie się o kłopoty. Kapsersky (znam i lubię): 295 PLN.
Z drugiej strony mamy Linux — system otwarty, bezpieczny i darmowy. Mniej popularny i nieco „inny” w obsłudze (co wcale nie znaczy, że trudniejszy). Razem z każdą niemal dystrybucją dostajemy pakiet biurowy, komunikator, programy do obsługi poczty — wszystko to, czego potrzeba w biurze. Problem stanowią przyzwyczajenia użytkowników oraz specyficzne zadania (jak choćby rozliczanie z ZUS-em), które ciężko będzie zrealizować gdzie indziej, niż w Windows.
Zaangażuj samych użytkowników
Poproś każdego, kto posługuje się w firmie komputerem o przygotowanie listy zadań, które za jego pomocą wykonuje w pracy. Redaktor musi np. odbierać pocztę i edytować manuskrypty, pani w dziale handlowym musi rozliczać kontrahentów (np. przy użyciu arkusza kalkulacyjnego) oraz również korzystać z poczty. Cała firma na pewno będzie używać komunikatorów.
Przejrzyj te zadania i sprawdź, jakich programów używają dziś Twoi pracownicy. Sprawdź, czy ich odpowiedniki są w Linuksie i na ile są funkcjonalne. Aplikacje biurowe (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji) znajdziesz bez problemu. Tak samo aplikacje internetowe (komunikator, przeglądarka internetowa, czytnik poczty i newsów). Jeśli użytkownik ogranicza się tylko do używania powyższego zestawu (w klasycznym biurze obejmuje to chyba 80% wszystkich użytkowników komputera), możesz spokojnie zabrać się u nich za wprowadzanie zmian.
Dzięki bezpośredniemu zaangażowaniu samych użytkowników, będzie Ci łatwiej tłumaczyć, dlaczego dana aplikacja tak samo lub lepiej spełni ich oczekiwania. To bardzo pomoże przy następnym kroku.
Wprowadzaj aplikacje po kolei
Badania pokazują, że problemem przy migracji wcale nie jest obsługa systemu operacyjnego, ale dołączonych do niego aplikacji. Użytkownik dużo częściej będzie tworzył dokumenty i drukował je, niż dodawał drukarkę i zmieniał jej parametry. To ostatnie można zresztą powierzyć administratorowi — za zaoszczędzone na systemach pieniądze możesz sobie na to pozwolić :)
Wracając do systemu i aplikacji. Większość linuksowych programów ma swoje windowsowe odpowiedniki. Wprowadzaj je po kolei — zamiast IE każ ludziom używać Firefoksa, zamiast Outlook Express-a niech używają Mozilla Thunderbirda. MS Office możesz z powodzeniem zastąpić okienkową wersją OpenOffice. Pamiętaj: nie wszystko na raz. Zacznij od przeglądarki, pokaż jej zalety (praca w zakładkach, blokowanie reklam). Kiedy ludzie się przyzwyczają, zmień czytnik poczty — również podkreślając jego zalety i wyjaśniając powody zmian (automatyczne sortowanie spamu, większe bezpieczeństwo). Na końcu możesz zmienić pakiety biurowe.
Tu mała uwaga: Migracja z MS Office do OpenOffice w wersji 1 może rzeczywiście nastręczać sporo trudności. Te same funkcje były w tym ostatnim umieszczone mniej intuicyjnie niż u komercyjnego konkurenta. Sytuacja ta zmieniła się diametralnie z chwilą pokazania OpenOffice 2.0 — pakiet jest dużo bardziej przyjazny użytkownikowi, a migracja z MS Office jest niemal bezbolesna. Jeśli zatem planujesz zmianę pakietu biurowego, zacznij od razu od OpenOffice 2.
Kiedy skończysz te stopniową migrację programów, zostanie Ci tylko „podmiana” systemu operacyjnego na końcu. Pod Linuksem użytkownicy będą mieli dokładnie te same aplikacje do poczty, Internetu i biura — gwarantuję Ci, że spora ich część zauważy tylko, że system startuje nieco inaczej (a z doświadczenia wiem, że pingwinek podoba się bardziej, niż bezduszne kwadraciki) ;)
Problemy i trudności
Na pewno nie obejdzie się bez nich. W początkowym okresie „transformacji” dobrze jest mieć w okolicy kogoś, kto będzie mógł na bieżąco prostować i wyjaśniać użytkownikom ich trudności. Istnieją wyspecjalizowane firmy świadczące pomoc techniczną — możesz skorzystać z ich usług. Możesz też rozejrzeć się za studentem informatyki — dość spora ich część zna i używa Linuksa. Zatrudnienie takiego studenta przez kilka pierwszych miesięcy (nawet na pół etatu) może Ci oszczędzić masę kłopotów. Użytkownicy lubią wiedzieć, że „złota rączka” jest gotowa w każdej chwili przyjść im z pomocą — a również i nauczyć nowych rzeczy.
Pół roku pensji dla studenta na pół etatu wyniesie Cię mniej więcej tyle, ile wyposażenie jednego komputera w Windows, MS Office i program antywirusowy. Moim zdaniem się opłaca :)
Argumenty za Linuksem
A tu kilka argumentów, które pomogą przekonać Twoich użytkowników, że nie jest to zmiana „na gorsze”.
- Linux jest tańszy w eksploatacji, czego dowiedliśmy wyżej. Każdy pracownik powinien dążyć do poprawienia kondycji finansowej swojej firmy — w dłuższym okresie to się pewnie przełoży na pensje :)
- Do dyspozycji mamy te same aplikacje, co w Windows, więc migracja nie będzie wielkim szokiem dla użytkowników. Pod Linuksem można też słuchać muzyki, oglądać filmy na DVD, wypalać płyty czy rozmawiać przez Skype. Nie ma się czego bać.
- Pod Linuksem nie ma wirusów, a te które krążą po Sieci działają przede wszystkim na Windows. Na dzień dzisiejszy nie odnaleziono jeszcze linuksowego wirusa. Każdy, kto kiedyś stracił dane w wyniku działania jakiegoś złośliwego robaka, z pewnością to doceni.
- Linuksa nie można zepsuć nie mając praw administratora. Wielu użytkowników boi się uczyć czegoś nowego na swoim firmowym komputerze, bo boją się go zepsuć (w wielu przypadkach słusznie). W prawidłowo skonfigurowanym Linuksie użytkownik może robić sobie wszystko — system sam go zatrzyma pytaniem o hasło administracyjne, kiedy zabawa stanie się niebezpieczna dla komputera.
Argumenty przeciw przesiadce:
Nie zawsze i dla każdego jednak migracja jest możliwa czy opłacalna. Przyjrzyj się dokładnie swojej firmie, zwłaszcza pod kątem poniższych wad Linuksa:
- Brak odpowiednich programów na Linuksa — przy specyficznych zadaniach musimy użyć konkretnych programów (np. Photoshopa do obróbki zdjęć, InDesigna do składu itp.), a nie ma ich linuksowych odpowiedników (lub są, ale za mało funkcjonalne). Jeśli pracownik potrzebuje takich aplikacji — nie przesiadaj się na siłę.
- Brak sterowników do sprzętu — duża część producentów zapewnia wsparcie dla Linuksa, ale jest też spora ilość sprzętu, który nie będzie działał dobrze, np. pewne skanery czy drukarki oraz urządzenia specjalistyczne. Jeśli musisz ich używać — zostań przy Windows.
Cóż mogę dodać? Miłego migrowania :)
