Contactizer Pro: CRM dla Maca

Projektanci, koderzy czy właściciele małych firm muszą zapanować nad olbrzymią ilością informacji związanej z bieżącymi, minionymi i przyszłymi projektami. Informacje spływają do nas dziś przez telefon, przez mail czy komunikatory, a odpowiednie ich uporządkowanie gwarantuje lepszą produktywność. Dlatego warto przyjrzeć się oprogramowaniu, które ułatwia zapanowanie nad codziennym zalewem danych.

W firmie używamy kilku narzędzi do zarządzania projektami i kontaktów z Klientami. Część z nich jest de facto webowymi aplikacjami, dzięki czemu accounci czy graficy mają dostęp do pełnej informacji o Klientach i postępach prac, niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują. Takie rozwiązanie ma jednak kilka wad. Po pierwsze, ciężko korzystać z niego bez podłączenia do internetu. Po drugie, webowy CRM nie potrafi się zintegrować z bieżącą komunikacją na komputerze i poza nim — nie monitoruje komunikatorów, połączeń telefonicznych, integracja z pocztą jest ograniczona…

Te wszystkie problemy sprawiają, że osobiście używam jeszcze jednego CRM-a, całkowicie zintegrowanego z moim środowiskiem pracy. Nazywa się Contactizer Pro i korzysta z zaawansowanych funkcji systemu operacyjnego MacOS X. Co potrafi Contactizer Pro? Popatrzmy po kolei.

Zarządzanie kontaktami
Contactizer Pro rozszerza funkcjonalność wbudowanej w system książki adresowej. Przy czym „rozszerza funkcjonalność” nie oznacza „zastępuje ją inną” (jak robi np. Mozilla Thunderbird). Contactizer „podpina się” pod systemową bazę danych z adresami, dodając do niej nowe pola, m.in. kategorię kontaktu, dodatkowe adresy komunikatorów (o integracji ze Skype jeszcze napiszę) czy relacje między kontaktami (rodzina, podwładni itp.). Oznacza to, że mogę otworzyć systemowy Address Book i mam dostęp do tych samych adresów, co w książce adresowej Contactizera. Kiedy dodam kontakt w Address Book, pojawia się on automatycznie w Contactizerze. Systemowa integracja, to mi się podoba.

Jak często zdarza Ci się filtrować maile w programie pocztowym, żeby wyświetlić tylko pocztę od danej osoby? Albo tylko do niej? Contactizer ma takie filtry wbudowane automatycznie. Po wybraniu kontaktu w książce adresowej, dostajemy do dyspozycji panel z całą „komunikacją” konkretnej osoby. Znajdziemy tam zatem nie tylko maile, ale także czaty czy rozmowy telefoniczne. Znajdowanie informacji w ten sposób naprawdę uzależnia. Oczywiście mamy możliwość wyszukiwania i filtrowania tych informacji, ale w większości przypadków okazuje się to niepotrzebne.

Zadania
Conactizer jest wyposażony we własny moduł zarządzania zadaniami, bo ten systemowy, z iCal-a ma dość sporo ograniczeń. Zadania mają oczywiście priorytety (pięciostopniowa skala), można je przyporządkować do konkretnego kontaktu, a także można je łączyć z indeksowaną przez Contactizera komunikacją (o tym niżej) — zatem można na zadanie „przeciągnąć” maila, czat lub rozmowę telefoniczną. To jest to, czego brakowało mi w systemowym podejściu. Listę zadań można filtrować, a filtry zapisywać, możemy więc wyświetlać tylko pilne zadania, zadania związane z konkretnym kontaktem itp.

Zadaniom można przyporządkować określony typ: mail, rozmowa telefoniczna, faks itp. Przy wykonaniu danego zadania Contactizer sam pyta, czy ma napisać maila, zadzwonić do danej osoby itp. Bardzo wygodne.

Do zadań można także przyporządkować pliki, Contactizer tworzy do nich skróty. Jeśli zatem w danym zadaniu musisz wykonać projekt, zawsze wiesz, gdzie go znaleźć na dysku.

Kalendarz
Contactizer ma także własny moduł kalendarza, niezależny od wbudowanego w system iCal-a. Wiąże się to prawdopodobnie z ograniczeniami wbudowanych w iCal zadań — problem, który mam nadzieje zostanie rozwiązany w wersji Contactizera przeznaczonej dla Leoparda. Kalendarz nie różni się funkcjonalnością od systemowego, a prowadzenie dwóch jednocześnie jest nieco uciążliwe (zwłaszcza, kiedy przyzwyczaimy się do bezproblemowej integracji z książką adresową itp.). Osobiście nie korzystam z tego kalendarza, wolę na razie dedykowny iCal.

Komunikacja
Niewątpliwie najmocniejszy moduł Contactizera. Indeksuje każdą bieżącą komunikację, filtrując ją i sortując w czasie rzeczywistym. „Podpina się” do systemowej bazy poczty elektronicznej (MacOS ma taką bazę, dzięki czemu każda aplikacja ma dostęp do maili dokładnie tak samo jak program pocztowy), więc maile pojawiają się w Contactizerze w tym samym momencie, w którym odbiera je Mail.app. Program „podpina się” także pod systemową bazę dostępności, indeksując czaty na komunikatorach — zarówno przez iChata, jak i Skype (który nie jest oficjalnie wspierany przez system). Jeśli połączymy z komputerem (przez Bluetooth) nasz telefon komórkowy, Contactizer będzie także zapisywał informacje o przychodzących i wychodzących rozmowach (w formie informacji o rozmowie, notatkę o niej musimy napisać sami). Połączenie przez Bluetooth umożliwia także wykręcanie numerów bezpośrednio z książki adresowej.

W module komunikacji możemy także rozesłać mailing do wybranych kontaktów, korzystając z bazy szablonów lub stworzyć własny szablon. Contactizer domyślnie wysyła maile za pośrednictwem programu pocztowego, ale potrafi sobie także poradzić bez niego.

Filtry komunikacji pomagają zapanować nad jej nadmiarem. Inteligentne wyszukiwanie pozwala np. stworzyć filtr „dzisiejsza komunikacja z Kowalskim” czy „maile do Nowaka z tego tygodnia”.

Projekty
Moduł projektów to nowa funkcjonalność dodana do Contactizera Pro 3.5. Bardzo mi jej brakowało w poprzednich wersjach. Do danego projektu możemy przyporządkować osoby (zasoby) oraz podłączać do niego poszczególne zadania czy komunikację. Poszczególne etapy realizacji projektów można monitorować ręcznie, albo automatycznie, na podstawie ilości wykonanych zadań. Jeśli mamy powtarzające się sekwencje zadań (jak np. otwarcie zlecenia czy podpisanie umowy), mamy możliwość zapisania ich jako szablon. Projekty oczywiście mają swoje priorytety.

Współdzielenie
Contactizer potrafi dzielić się zadaniami, kontaktami czy kalendarzem pomiędzy komputerami w tej samej sieci. Korzysta z protokołu Bonjour, więc nie wymaga żadnej konfiguracji — kolejne książki adresowe po prostu pojawiają się w module kontaktów, tak jak w iTunes pojawiają się współdzielone biblioteki. Oczywiście mamy możliwość decydowania o tym, co i komu udostępniamy. Dla małej grupy roboczej wyposażonej w Maki — nie ma lepszego rozwiązania.

Synchronizacja
Laptop jest wygodny, ale nie zawsze mogę go zabrać ze sobą, dlatego ważna jest synchronizacja danych z urządzeniami mobilnymi. Ta odbywa się przez systemowy iSync, co generalnie nie sprawia problemów, ale… O ile książka adresowa w Contactizerze jest tą samą, z której korzysta iSync, o tyle kalendarz i zadania Contactizer ma już własne. Dlatego zanim zostaną wysłane do telefonu… trzeba je zsynchronizować z iCal-em (z którego iSync pobiera dane do urządzeń mobilnych). Taka podwójna synchronizacja czasem sprawia problemy — Contactizer co prawda jest wyposażony w automatyczny moduł synchronizacji z iCal-em, więc nie wymaga to żadnych działań z naszej strony, ale kilka razy zdarzyła się sytuacja, w której zmieniłem jedno w telefonie, co innego w iCal-u, a jeszcze coś w Contactizerze. Pojawiają się konflikty i jest to dość uciążliwe. Dlatego, tak jak wspomniałem wyżej, kalendarz ustawiam sobie bezpośrednio w iCal-u, czekając na systemową integrację.

Przyszłość
Przyszłość to Leopard. Nowy system operacyjny Apple ma sporo nowości, z których Contactizer z pewnością skorzysta. Systemowa baza zadań i zdarzeń (tak jak wcześniej kontaktów i maili) rozwiąże problem „podwójnej synchronizacji” z iCal. Panowie z Objective Decision zapowiadają nową wersję Contactizera „wkrótce”. Cóż, poczekamy, zobaczymy. Jeśli wersja 4 będzie miała remedium na moje bolączki, zrobię upgrade bez zastanowienia.

Podsumowanie
Za aplikacją CRM dla Maka rozglądałem się dość długo. Przetestowałem kilka, ale albo nie nadawały się do naszych zastosowań (problemy z polskimi znakami), albo cena była zaporowa, albo były tworzone z myślą o czymś innym (większy nacisk na zarządzanie projektami, niż informacją). Contactizer nie jest tani, ale dla wszystkich tych, którzy na serio myślą o rzetelnym prowadzeniu biznesu, jest wart swoich pieniędzy.